Politique de confidentialité
Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels
Révision : Novembre 2024
Introduction, objet et portée
La présente politique explique comment s’effectuent la collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels au sein du Comité Zone d’Intervention Prioritaire (ZIP) du Haut St-Laurent (« ZIP HSL ») afin d’assurer le respect des exigences légales relatives à la protection des renseignements personnels.
Collecte, traitement, conservation et destruction des renseignements personnels
Collecte
Buts de la collecte
Le ZIP HSL collecte et utilise des renseignements personnels lorsque cela est pertinent dans l’exercice de ses activités, notamment aux fins suivantes :
- Communiquer avec ses membres.
- Identifier les besoins et les attentes de ses membres (par exemple, en leur transmettant un sondage).
- Répondre à une demande en lien avec les activités du ZIP HSL.
Catégories de renseignements recueillis
Dans le cadre de l’exercice normal de ses activités, le ZIP HSL recueille généralement les renseignements personnels suivants :
- Prénom;
- Nom;
- Nom de l’organisme/municipalité/Ville/Entreprise;
- Numéro de télécopieur;
- Numéro de téléphone d’affaires;
- Numéro de téléphone cellulaire personnel, le cas échéant (si fournie par le membre);
- Adresse courriel professionnelle;
- Adresse courriel personnelle, le cas échéant (si fournie par le membre);
- Adresse postale professionnelle.
Il se peut que nous recueillions des renseignements qui ne sont pas de nature personnelle, notamment le type de navigateur Internet ou de système informatique que vous utilisez ou le nom de domaine du site Internet à partir duquel vous avez établi le lien avec notre site. Des données de géolocalisation, comme votre adresse IP, une localisation précise ou approximative déterminée à partir de votre adresse IP ou du GPS de votre appareil mobile (selon les réglages de votre appareil), peuvent aussi être recueillies.
De plus, lorsque vous visitez notre site Internet, certains renseignements peuvent être introduits sur votre ordinateur sous la forme d’un témoin ou d’un fichier semblable. Les témoins nous permettent de conserver certaines informations à propos de votre utilisation du Site Internet, notamment la date de votre plus récente visite, les pages consultées et les fichiers téléchargés. Les témoins nous permettent d’adapter notre Site Internet afin qu’il réponde mieux aux intérêts et préférences des visiteurs.
ZIP HSL ne joint pas les renseignements ainsi obtenus à vos renseignements personnels.
La plupart des navigateurs Internet vous permettent d’effacer les témoins du disque dur de votre ordinateur, de les bloquer ou de recevoir un avertissement avant leur implantation. Veuillez vous référer aux instructions de votre navigateur pour en apprendre plus sur ces fonctions.
Méthode et source de la collecte
Les renseignements personnels sont généralement recueillis par le ZIP HSL directement auprès des personnes concernées et, lorsque la loi l’exige, avec leur consentement. Le ZIP HSL peut recueillir des renseignements personnels à l’insu et sans le consentement de la personne concernée dans les circonstances limitées et autorisées par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le ZIP HSL recueille principalement des renseignements personnels :
- Par la réception du formulaire d’adhésion;
- Lors de l’inscription à un événement;
- Au moyen de témoins de connexion;
- Si de tels renseignements sont inclus dans un courriel transmis au ZIP HSL;
- Si de tels renseignements sont inclus dans le formulaire « Nous joindre ».
Si vous souhaitez refuser la collecte de certains renseignements personnels vous concernant, vous pouvez nous écrire à l’adresse dg@ziphsl.org. Ce refus limitera toutefois la capacité du ZIP HSL à vous offrir ses services.
Communication
Comment nous partageons vos informations
Nous ne transférerons pas vos informations personnelles à un tiers sans solliciter votre consentement, sauf dans des circonstances limitées décrites ci-dessous.
Nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à quiconque à l’extérieur de l’organisme sans votre consentement, à l’exception de :
- nos fournisseurs de biens ou de services, organisations ou particulier dont les services ont été retenus afin de s’acquitter de certaines fonctions pour notre compte (ex. traitement de données, gestion de documents, etc.). Nous prenons les mesures nécessaires, par voie contractuelle ou autre, pour nous assurer que ces tiers fournisseurs de biens ou de services traitent vos renseignements personnels aux seules fins déterminées par l’Entreprise et offrent un degré de protection des renseignements personnels comparable à celui que l’Entreprise offre à l’égard des renseignements personnels qui sont en sa possession ;
- toute entité advenant une fusion ou un changement de contrôle, en tout ou en partie, et ce, uniquement si les parties concluent une entente selon laquelle la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements sont limitées aux objectifs de la transaction commerciale ;
- toute autorité publique si la loi l’exige.
Bien que nous tentions d’éviter de communiquer vos renseignements personnels à des tiers, nous pouvons faire appel à des fournisseurs de services pour exécuter divers services pour notre compte, tels que la gestion et la sécurité informatique, ainsi que l’analyse, l’hébergement et le stockage de données. Nous avons défini ci-dessous les cas pour lesquels un tel partage peut avoir lieu :
- Nous utilisons Informatique Commerciale du Suroît (ICS) pour l’hébergement du site Web. Communiquez avec eux pour consulter leur politique de confidentialité.
- Nous utilisons Zeffy pour la collecte de dons et l’inscription des membres. Consultez leur politique de confidentialité.
- Zeffy utilise Stripe pour le traitement des paiements en ligne. Consultez leur politique de confidentialité.
- Nous utilisons Cyberimpact pour l’envoi de notre infolettre. Consultez leur politique de confidentialité.
Communication à l’extérieur du Québec
Le ZIP HSL ne communique généralement pas de renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Advenant que ce soit le cas, et avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec (incluant dans une autre province canadienne), le ZIP HSL doit s’assurer que les renseignements personnels communiqués bénéficieront d’une protection adéquate.
Conservation et destruction
Les renseignements personnels détenus par le ZIP HSL sont conservés au moyen d’une base de données protégée par des mesures de sécurité informatique et organisationnelle raisonnables.
Le ZIP HSL conserve les renseignements personnels pour une durée nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquels ils ont été collectés et afin de se conformer aux exigences légales de conservation, après quoi les renseignements personnels sont détruits à moins que des limitations sur le plan informatique ne forcent leur conservation.
Sécurité des renseignements personnels
Le ZIP HSL prend des mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels sous sa responsabilité.
Accès limité
Les employés du ZIP HSL ne peuvent accéder qu’aux renseignements personnels dont ils ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions.
Mesures de sécurité physiques
Le personnel du ZIP HSL prend les mesures nécessaires pour protéger les documents physiques qui contiennent des renseignements personnels.
Mesures de sécurité technologiques
Le personnel du ZIP HSL doit notamment se conformer aux mesures de sécurité suivantes :
- Utiliser un mot de passe unique pour accéder aux bases de données contenant les renseignements personnels des membres ; et
- Changer un mot de passe sur une base régulière.
Mesures de sécurité administratives
Le ZIP HSL met en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
- Toute personne ayant accès aux renseignements personnels détenus par le ZIP HSL doit signer un engagement de confidentialité ;
- Les employés reçoivent des formations en matière de sensibilisation aux risques de sécurité de l’information.
Accès aux renseignements personnels et rectification
Les renseignements personnels recueillis par le ZIP HSL sont accessibles à sa principale place d’affaires. Une personne concernée par ces renseignements peut y accéder sur demande à l’adresse dg@ziphsl.org.
Le ZIP HSL répond aux demandes des personnes qui souhaitent accéder aux renseignements personnels que le ZIP HSL détient à leur sujet, en les rectifiant lorsqu’ils sont inexacts ou incomplets et en les détruisant lorsque leur conservation n’est plus nécessaire.
Une personne concernée par un renseignement personnel détenu par le ZIP HSL peut demander à ce dernier de :
- Confirmer l’existence du renseignement et en transmettre une copie au demandeur ;
- Rectifier les renseignements inexacts, incomplets, équivoques ou encore ceux qui sont collectés, communiqués ou conservés d’une manière qui n’est pas autorisée par la présente politique ou par les lois, règlements ou obligations contractuelles applicables;
- Supprimer les renseignements périmés ou non pertinents aux activités du ZIP HSL.
Gouvernance
Responsable de la protection des renseignements personnels
Erin O’Hare, Directrice générale, est responsable de la protection de renseignements personnels du ZIP HSL. Elle peut être contactée à l’adresse dg@ziphsl.org.
Rôles et responsabilités des autres membres du personnel
Plaintes
Toute personne peut porter plainte concernant la protection des renseignements personnels détenus par le ZIP HSL en écrivant à l’adresse dg@ziphsl.org.
La personne responsable de la protection des renseignements personnels doit répondre au plaignant dans les 30 jours de la réception d’une plainte.
